ver7.0 ヘルプ

目次

  1. メニュー画面
  2. ツールバーと共通操作
  3. 自社設定
  4. 初期入力
  5. 出席簿
  6. 今日の出席状況
  7. 月間出席簿
  8. 売り上げ
  9. 自社売り上げ
  10. 区分別月間売り上げ
  11. プログラム別受講会員
  12. 施設予約
  13. メンテナンス
  14. 日常作業

当ソフトはインターネット接続とプリンターが使える環境で御利用下さい

初めて使う場合は初期入力の順番通り入力して下さい

日常作業は会員情報画面から売り上げや出席簿を入力する事が出来るのでとても簡単です。

バーコードに対応
メリット:バーコード導入により、沢山の会員の中から該当の会員を探すのに、間違いなくすばやく探せます。

  • バーコード読み取りで本人の会員情報画面表示
  • 売り上げ入力の際にバーコードで会員をすばやく検索
売り上げの集計・印刷
  • 会員への請求書(会費等)の発行、領収チェック
  • 毎月の自社売り上げの集計・印刷
  • さまざまな条件で集計・印刷
  • 区分別の売り上げ集計・印刷
  • 外税・内税に対応
  • 会費は月会費、チケット制、期間パス制等に対応
会員情報
  • 会員情報の表示(氏名・入会日・月会費・支払い方法・写真・備考・保護者情報等)
  • カルテ等の外部ファイル(エクセルやワード、画像、その他ご使用のパソコンで扱えるファイル)を開く
  • 受講プログラム表示
  • 会員別売り上げ表示
  • 出席状況の表示
  • 会員情報のエクセル形式での保存(他のソフトで住所録等に使用出来ます)
  • メールの送信
  • ハガキの宛名印刷
  • 施設予約状況
出席簿
  • 出席状況の入力、管理
  • 月間出席状況
講師情報
  • 住所・電話・メールアドレス等の情報管理
  • 担当プログラム
  • メールの送信
  • プログラムスケジュール
プログラム
  • 通常プログラムの管理(曜日・時間・区分・場所・定員・選択者数・担当者等)
  • 特別プログラム(体験・期間他)(期間・コース名・料金・場所等)
  • プログラム別受講会員の表示
  • 今日のプログラム別出席状況

施設予約

  • 施設の予約状況
  • 期日が過ぎた予約を簡単削除

その他

  • 退出メール

デモ版の御試用ありがとうございます

御質問、要望等は下記のホームページでお願いします。

http://mdn-soft.com/

製品版は電話でのサポートもいたします。

メニュー画面

ソフトを起動すると左のメニュー画面になります。
(左の画像はバージョンが前のもので最新バージョンには左側のツールバーが上になります)

この画面で各種作業を選択します。

?でこのヘルプファイルが開きます。

終了する場合は右上の終了ボタンか一般的なソフトと同じようにメインメニューのファイル>終了

 

ツールバーと共通操作

各種作業の共通操作

左の画面は売り上げを例にしています。

CDの部分がツールバーになります。

 

@で新規のレコード( 1 つのエンティティとして扱われる関連データの集まりです。例えば、会員の名前、住所、年齢等の一人のデータです )の登録ボタンです。すべて、レコードの登録から作業を開始します。

Aはレコードを削除するボタンです。選択しているレコードを削除します。削除対象は検索によって絞ることも出来ます。

Bはレコードの検索ボタンです。ボタンをクリックして検索モードに切り替えて検索するフィールドに入力してキーボードのEnterボタンを2回クリックすると検索結果が表示されます。
検索結果が存在しない場合はキャンセルか検索条件を変更して下さい。
さまざまな検索方法はこちらを御覧下さい。

Cの下のレイアウトは作業画面の切り替え選択が出来ますが、通常は使用しないで下さい。

Dはレコードの切り替えボタンです。ブック型の矢印をクリックすると他のレコードに切り替わります。
その右にレコード数が表示されます。

Eメインメニューの操作

ファイルではレコードのインポートエクスポート、印刷設定、ファイルのバックアップ等が出来ます。
レコードのインポートはエクセルのデータ他、さまざまなデータをこのソフトで使えるように取り込めます。
エクスポートは逆にこのソフトのデータを他のソフトで使えるような形式で保存出来ます。

レコードでは検索した対象レコードを一括削除したり検索外を表示したり出来ます。売り上げ等、古くなって使わないデータは検索して対象レコード削除で削除します。

表示では画面の拡大縮小が出来ます。画面左下の山型のボタンでも出来ます。
表示形式もリスト形式や表形式、フォーム形式が選択出来ますので、お試しください。

その他のメニューは使用する必要はありません。


自社設定

自社設定

このソフトを使うために、まず始めに自社情報を書き込みます。
MENU画面から自社情報をクリックして左の画面にします。

この設定は会員に渡す明細書等で印刷表示するものです。

各項目に記入して下さい。

ロゴの画像を入れる場合は、ロゴの枠の中で右クリック>ピクチャーの挿入でロゴにする画像を選択します。無くても構いません。

次に@の消費税の設定をします。

消費税形態は内税、外税を選択します。

消費税率を0.05の様な形式で入力します。

消費税が変わった場合はその時に変更します。

 

Aは会員がお子様の場合に退室を知らせるメールを送る場合の本文を書きます。

退室メールの仕方は後で説明します。


初期入力
初期の入力は講師→プログラム→特別プログラム→会員情報の順です
講師

講師情報の入力

@の新規をクリックしてAの領域に講師の情報を入力します。

IDは自動で設定されます。その他の項目を入力します。

Bにはこの後で入力するプログラムでこの講師が担当のプログラムが自動表示されます。

Cは講師一覧が表示されます。講師に一括メール送信が出来ます。

Dのメールアイコンをクリックすると表示中の講師にメール出来ます。

プログラム

プログラムは毎週決まった曜日(月〜日・全日・その他)、時間、区分のプログラムです。
それ以外の期間的なものや体験などは特別プログラムになります。

通常プログラムの入力

@の新規ボタンで入力画面に切り替えます。各レコードは下に表示されます。選択レコードの左側が黒くなります。

プログラムIDは自動で設定されますので、他の項目を入力します。

曜日は選択出来ます。(月〜日・全日・その他)
例えば、スクールの様な曜日と時間で区別するプログラムや一般会員の様に全日の場合や夜間のみの場合に分けられます。

プログラム区分は通常にします。

開始時間、終了時間を入力しますが、半角英数で16:00の様に入力します。

区分は大まかなプログラムの種類です。受講する会員を区別するための設定でもあります。例えば、一般会員・ナイト会員・ダンスなどのスクール別などに区分できます。この区分別によって売り上げの集計も出来ます。

対象はそのプログラムの対象者です。この項目は必須ではありません。

コース名はどんな名前でも構いません。この項目は必須ではありません。

授業料はスクールの場合はその料金になり、一般会員などの場合は会費にします。この項目は必須ではありません。

場所は、一箇所でプログラムをする場合は設定の必要はありません。この項目は必須ではありません。

担当者は講師から選択出来ます。選択した講師画面で担当プログラムとして表示されます。

Aのプログラム検索はさまざまな条件でレコードを絞り込むことが出来ます。
プログラム検索ボタンの右の3つの条件で検索します。曜日と対象と区分の組み合わせが出来ます。たとえば月曜日のみの場合は曜日を月にしてプログラム検索ボタンをクリックします。左の例の場合、月曜日のジュニアスイミングのみを表示したい場合は、曜日を月に、区分をジュニアスイミングにしてプログラム検索ボタンをクリックします。
すでに条件が入っている場合は バックスペースキーでその条件を消すことが出来ます。

ソートボタンはレコードを曜日順の時間順に上から表示します。

特別プログラム

通常プログラム以外の期間的なものや体験などの特別なプログラムを管理します。

特別プログラム入力

@の新規ボタンで入力します。

プログラムIDは自動で入力されます。

種類は特別にします。

開始日と終了日を入力します。体験プログラムの場合は開始日と終了日は同じにします。

その他の項目も入力します。内容は上のプログラムと同じです。

ソートボタンは開始日順にレコードを表示します。

Bのボタンは終了した特別プログラムを削除出来ます。


会員情報

会員情報の入力

新たに会員を登録する場合は新規ボタンをクリックします。

@の会員情報

現況は現会員・退会・休会中・体験から選択して下さい。会員IDは自動入力です。管理番号はすでにカードや他のソフトで管理している場合、その番号を入力すると今までの会員管理も無駄にはなりません。バーコードを使う場合は入力時にバーコードで入力出来ます。

区分はプログラムで設定した項目が選択出来ます。

その他の情報を入力します。すべてを入力する必要はありません。

写真はその枠内で右クリックしてピクチャーを挿入で会員の画像を選択します。

Kボタンで保護者欄の住所の地図が表示されます。精度はグーグルマップに依存します。

Bの備考は現在の進行状況等、さまざまな情報を入力出来ます。

A選択プログラム

会員が選択したプログラムの入力をします。この設定で後で説明するプログラム別受講会員に表示されます。

まず、入力する行のID欄をクリックして選択した状態(カーソルが点滅)にします。
プログラムを入力する場合は緑色のプログラム入力ボタンでプログラム入力用画面を表示します。この時、画面にはこの会員の設定した区分のみが表示されます。
プログラム入力用画面の各レコードの左の三角ボタンをクリックすると会員情報の先ほど選択した行に入力されます。同じように次の行も入力します。
特別プログラムも同じように入力出来ますが、入力時のボタンは特別プログラム入力ボタンを使います。該当するプログラムが無い場合は続行ボタンをクリックして画面を閉じてください。

C出席簿

出席を記入するには選択プログラムと出席簿の間の青い→ボタンをクリックします。プログラムが複数ある場合は出席のプログラムの→を クリックしてください。

Dは売り上げ表示、支払い方法設定です。
Aの支払い方法は、自由に設定出来、一度入力すると選択出来る様になります。月会費制やチケット制、フリーパス制等に対応しています。

月会費の場合はその右欄に金額を設定します。その金額は売り上げの入力時に自動で入ります。月会費は自社情報で消費税形態を内税にした場合は税込み金額で入力します。

チケット制にした場合はB,Cの設定は必要ありません。

フリーパスの場合、Cに期限(日付)を入力すると、その右欄に期間中か期限切れが自動表示されます。

銀行振り込みの場合は口座欄に入力します。

その下は、会員の売り上げが自動表示されます。売り上げを入力するまで表示されません。
この表にも表示されますがLには最終の入金確認が表示されますので入室時に確認しやすいと思います。

売り上げ入力ボタンでこの会員の売り上げを入力する事が出来ます。日付と会員情報は自動入力されますので、売り上げ内訳を記入してください。

Eは表示されている会員にメールをする事が出来ます。

Fは本人の施設予約状況が表示されます。
予約する場合は予約入力ボタンをクリックすると会員情報が自動入力されますので、施設名や日付等を記入します。

Gはメモ欄ですのでご自由にお使い下さい。

Iは下記の会員一覧を表示します。

Jは本人の関連ファイル、例えば今までエクセル等で管理していた本人カルテ等を関連付けてこの画面から開くように出来ます。
設定ボタンをクリックしてファイル参照画面から目的のファイルを選択します。その画面の一番下のファイル参照データのみ保存にチェックして開くをクリックすると、設定ボタンの右横にファイル名が表示されます。設定は以上です。解除する場合はもう一度設定するか、ファイル名を左クリックして、Backspaceキーで関連を解除出来ます。
そのファイルを開く場合はファイル名の上でダブルクリックします。
※関連ファイルはご使用のパソコンで使用できるファイルですので、画像やビデオ等のメディアファイルからワード、エクセル、PDFなどのファイルまで対応します。

Hは会員カードをバーコードで管理している場合、このボタンをクリックしてカードのバーコードを読み込むとその会員のレコードが表示されます。
例えば、会員がカードを提出した際にすぐに本人の情報が表示出来、支払い状況等が確認出来ます。また、その画面で出席簿に入力出来ますのですばやく作業が出来ます。

バーコードを使用する場合

バーコードの設定は、バーコードを読み取った後にEnterを押した状態に設定して下さい。(市販の場合は通常、そういう設定が多い)

すでにバーコードで管理している場合は、会員情報画面の管理番号にバーコードの内容を入力します。管理番号にカーソルを合わせてカードのバーコードを読み取ると入力出来る場合は、そのままお使いになれるかと思います。

新たにバーコードを導入する場合は、会員カードやバーコードシール、バーコードリーダーが必要です。

会員一覧では、さまざまな検索条件で絞り込んだ会員情報をエクセル形式で保存したり、はがきの宛名印刷が出来ます。

@は表示されている会員の情報をエクセル形式で保存出来ます。他のソフトで住所録やラベル印刷で再利用出来ます。
また、体験した会員も登録してあればその対象者だけ検索してエクセル形式で保存できますので、ダイレクトメール等の宣伝を効率的に行えます。

Aはハガキの宛名を印刷します。
印刷する会員を絞り込むのは検索で出来ます。対象の会員のハガキ宛名を印刷するには印刷設定で対象レコードにし、プリンターの用紙はハガキに設定します。
※印刷した後はプリンターの設定がハガキになったままなので、他の印刷をする時はA4に戻して下さい。

Bは一覧に表示されていてメールアドレスがある人全員に一斉に同じ内容でメール送信できます。

Cは一覧に表示されている人すべての売り上げが今日の日付で入力できます。
実際には、現会員で月会費の人だけと言うように一部の人になると思いますので、まず、売り上げを入力したい人に絞る為に、会員情報画面の支払い方法で月会費で設定した場合は検索ボタンをクリックして支払い方法に月会費と入力して現況に現会員と入力してキーボードのEnterを押してください。結果、月会費の現会員のみ表示されますのでCの一括売り上げ作成ボタンをクリックして下さい。

Dは未入金の会員のみ検索して表示します。
未入金者に一斉にメールする時はBのボタンをクリックして一斉メールボタンでメールできます。

出席簿

出席簿

出席簿の入力は左記の画面でも出来ますが会員情報画面から行って下さい。

@は表示されている人数を表示しますが、検索する事によってさまざまな人数を求められます。
例えば日付に今日の日付を入力してさらに区分を入力して検索すれば、その日の区分の出席者が表示されます。

Aのメールボタンは退出時に保護者にメールを送る場合に使います。
まず、検索モードにして、日付に今日の日付(//)を入力して終了したプログラムIDを入力して検索実行すると、その日の選択プログラムの出席者のみ表示されますのでその状態でメールボタンをクリックしてメールを送信します。
本文は自社情報で設定した文が挿入されます。
※同じ日に同じプログラムが複数回ある場合は、こちらから指定した範囲の検索を御覧下さい。

Bは表示されているレコードを印刷出来ます。
さまざまな条件で検索して印刷出来ますので検索方法こちらを参考に欲しいデータで印刷して下さい。

Dはソフトのデータがあまりに多くなると動作が遅くなる可能性がありますので、退会者の出席データを抽出し削除するボタンです。また、古いデータも必要ない場合は検索して(2007年以前の場合は日付に<2008と入力して検索実行) 削除して下さい。

Cは日付が最近の順に表示します。

今日の出席状況  

今日の出席状況

今日のプログラム別出席人数を表示します。

@にプログラム別の詳細

Aに今日全体の集計

Bで画面内容がプリント出来ます。

月間出席簿  

月間出席簿

月別の出席簿です

新たに集計する場合は、新規ボタンをクリックして@に年と月を入れてください。

検索によって区分別やプログラム別等の出席集計も可能です。

Bで画面内容がプリント出来ます。

売り上げ

売り上げ画面では売り上げ入力の他、会員に渡す月謝の請求明細書の発行が出来ます。

売り上げの入力

売り上げ入力は左記画面からも出来ますが、会員情報の売り上げ入力ボタンから入力した方が簡単です。
会員情報から売り上げ入力ボタンで入力した場合は、会員情報・日付が自動で入力されます。会員画面で月会費を設定している場合、Eの月会費の金額も自動入力されます。会費欄には月会費やチケットなど会費の内訳を入力します。
会費で無い売り上げもその都度入力出来ます。
その他の売り上げ項目と金額を入力します。

売り上げ画面からも入力出来ます。その場合は、新規ボタンで入力画面にします。

日付は現在の日付が自動入力されますが、変える場合は右側にカレンダーが表示されるので日付を選択して入力します。日付=売り上げ月になります。

@の会員入力ボタンをクリックすると会員情報売り上げ入力用画面が開くので 対象の会員の左の三角ボタンをクリックして売り上げ画面の会員IDと会員名を入力します。
会員を探すには区分別の検索窓がありますので、選択して区分別ボタンで絞り込むか、名前等で検索して下さい。
バーコードを導入の場合は、バーコード検索ボタンでバーコードを読み取るとその会員のみが表示されます。

Eの金額はCに表示されている、自社設定で設定した消費税設定の金額(内税の場合は税込価格)で入力します。
税抜き、消費税、総額は自動で計算されます。

Bは入金があった場合、チェックすると自社売り上げに反映されます。チェックが無い場合も会員情報の売り上げには反映されます。ですので、その会員の入金があった場合、会員情報を表示して売り上げ欄で入金チャックすると元の売り上げレコード(左画面)にもチェックされます。

Aは会員に渡す月会費明細(請求書)を印刷します。ボタンをクリックして設定で現在のレコードにします。入金があった場合は会員画面かこの画面で入金チェックします。

Cは自社情報で設定した消費税が表示されます。(この内容で伝票ごとに計算されます。)

Dは売り上げの一覧(下記)を表示します。

 

売り上げ一覧では今までの売り上げがすべて表示されます。

検索で一覧を絞り込むことが出来ます。検索モードにして日付で絞り込む場合、日付欄に入力します。
" // "と入力すると、現在の日付が 2004/4/4 の場合、「 2004 年4月4日 」などが 検索 されます。

" 2004/3/3 "と入力すると、「 2004/3/3 」、「 2004 年3月3日 」、「 平成 16 年3月3日 」などが 検索 されます。

指定した範囲内の場合は"2003/1/1..2004/6/6 "の様に日付の間にピリオドを2つ入れます。

その他、名前や区分等でも検索出来ます。検索方法はこちらを御覧下さい。

@にはその集計が表示されます。
Aは表示されている一覧を項目で設定した表題で印刷をします。印刷設定は対象レコードにします。

自社売り上げ

月間自社売り上げは売り上げを元に月別に集計します。
売り上げで入金チェックされたレコードのみ集計表示します。

使用方法

新規レコードをクリック

@に年と月を入力します。
その横の三角ボタンをクリックするとすべての項目が正しく表示されます。

Aはこの画面の内容をA4用紙に印刷します。クリックすると印刷設定画面になるので対象レコードに設定して下さい。

Bに対象の売り上げが表示されます。明細の各レコードの左の三角ボタンでその明細が表示されます。

区分別月間売り上げ

区分別月間売り上げは、プログラムで設定した区分別に、売り上げを元に年と月別の集計を表示します。

使用方法

新規ボタンをクリックして@に年と月、区分を入力して三画ボタンをクリックすると売り上げが集計されます。

Aはこの画面の内容をA4用紙に印刷します。印刷設定は対象レコードにします。

Bに明細が表示されます。

プログラム別受講会員

プログラム別受講会員はプログラムと特別プログラムで設定したプログラムを、会員情報の選択プログラムで入力した情報を自動で表示します。

@Aはプログラムと特別プログラムで設定したプログラムを表示します。

Bはそのプログラムを選択した会員が自動で表示されます。

Cは今日の出席者が表示されます。(出席簿を記入した場合)

Dはプログラムを絞り込む場合、さまざまな条件で検索できます。
プログラム区分、曜日、対象、区分を組み合わせて検索出来ます。
1つや2つの条件の場合はいらない条件をバックスペースキーで削除して検索します。

この画面での編集は禁止

施設予約

施設予約は会員画面から入力すると簡単ですが、この画面からも入力出来ます。
新規をクリックして施設名を入力後@の会員入力ボタンをクリックして会員一覧を表示し、該当会員の左の三角ボタンをクリックすると、会員ID、会員名が入力されます。日付と時間、料金を入力します。

全表示ですと解かりづらいので、検索で一覧を絞り込むことが出来ます。検索モードにして日付で絞り込む場合、日付欄に入力します。
" // "と入力すると、現在の日付が 2004/4/4 の場合、「 2004 年4月4日 」などが 検索 されます。

" 2004/3/3 "と入力すると、「 2004/3/3 」、「 2004 年3月3日 」、「 平成 16 年3月3日 」などが 検索 されます。

また、施設名とか施設名と日付の両方でも検索すると解かりやすく表示されます。

メンテナンス

正常にソフトを使用している場合、ソフトが壊れる事はありませんが、パソコン自体壊れる事がありますので、ファイルのバックアップをお勧めします。

バックアップはメニュー画面左下のbackUpボタンかメニューバーのファイルから名前を付けて保存で任意の場所に保存します。
その場合、このソフトが入っているハードディスク以外の場所が適しています。
修復する場合は保存したファイルの名前の(コピー)の部分を削除して、修復するファイルに上書き保存します。
面倒な場合はこのプログラムの入ったフォルダーごとコピーして保存して下さい。

日常作業

会員到着本人の会員情報表示

バーコードをお使いの方は、会員情報画面のバーコード検索ボタンをクリックしてバーコードを読み取ると本人情報が表示されます。
バーコードをお使いで無い場合、検索モードに切り替えて、会員名で検索するか、あらかじめ会員カードに会員番号を付けておき、その番号を会員情報画面の管理番号に入力しておき、会員が来たらその番号で検索します。
その後、出席簿入力ボタンで出席入力します。振り替えの場合は出席簿と選択プログラムを見れば解かります。

入金状況は売り上げ部分で解かります。明細書(請求書)を発行している場合は、入金されていない場合は、入金チェックされていません。入金された時点で売り上げのチェックをすると、自社売り上げに反映されます。

売り上げ(会費等の請求)

会員情報画面から売り上げ入力ボタンで売り上げを入力、印刷します。現金の場合は入金チェックをチェックすると入金済みになります。

自社売り上げ

毎月の自社売り上げの集計、印刷をします。

その他作業

各情報が変わった場合や新たにデータを加える場合はその都度入力します。
また、古くなった情報や不要な情報は処理速度の低下に繋がりますので削除して下さい。