Ver3.0

自治会マネージメント概要

自治会の会計、運営、管理にともなう各種作業を確実に効率的にするソフトです。
いろいろな自治会に対応出来る様な仕様になっています。

また、会計引き継ぎの場合でもこのソフトのフォルダーごと次の会計の方のパソコンにコピーすればデータを引き継ぎ同じ様に使用出来ます。

会計

会計作業は出納帳を記入すれば、科目別の入出金の集計や年度決算書が簡単に出来ます。
帳簿では間違いが起こる可能性がありますが、パソコンソフトでは計算は自動で行うので確実です。
現金と通帳をまとめて管理するので自治会の会計に適しています。

  • 一目で現在の手元現金残高や通帳残高確認
  • 年度毎の科目別の集計
  • 年度毎の決算集計
  • 年度毎の出納帳印刷

事業・行事

事業・行事内容を記録する事で次に何を準備するか、費用はどの位か確認出来ます。
  • 事業・行事を一覧で表示
  • 各事業・行事の詳細表示
  • 詳細表示で関連のファイルを確認
  • 詳細表示で詳細な費用を確認

会員名簿

データにすることで自治会費領収書等の印刷で自動で名前が入ります。

会費印刷

  • 自治会費領収書の印刷
  • 会員によって会費が違っても対応
  • 行事、参加票の印刷

個人予定表

自分の予定を管理します

備品

常備品や非常食等の管理が出来、期限切れも解ります

 

目次

  1. メニュー画面
  2. ツールバーと共通操作
  3. 会計
  4. 科目別
  5. 決算書
  6. 事業・行事
  7. 自治会名簿
  8. 会費印刷
  9. 個人予定表
  10. 備品
  11. メンテナンス
メニュー画面

ソフトを起動すると上のメニュー画面になります。

この画面で各種作業を選択します。

@でご覧のヘルプファイルが開きます。

終了する場合はA右上の終了ボタンか一般的なソフトと同じようにメインメニューのファイル>終了
終了時にバックアップファイル(複製)を保存する画面が表示されますので、出来ればパソコン内の違うフォルダーや外部記憶媒体に保存する事をお勧めします。

ここからは便利に使う為の設定や記入をします

Bに自治会名を記入

Lに会長名を記入

Cは領収書等に使う印鑑画像を挿入しますが、印鑑画像はあらかじめ御用意下さい。
印鑑画像を挿入するには白枠内で右クリックしてピクチャーを挿入から画像を選択して下さい。使わない場合は無くても問題ありません。

Fは自治会の各種パソコンファイルが入ったフォルダーをボタンで開く機能です。
関連フォルダを開くボタンの下の白枠内にフォルダーのパス(場所)を指定するのですが、あらかじめ自治会用ファイルと言う名前のフォルダーを作っておきますので、その中に今までの関連ファイルを入れておくと便利です。

Gはこのソフトから直接、自治会に関連したファイルを指定して開く事が出来ます。
まず、左の三角ボタンでファイルを指定すると、右にファイル名が表示されるので、そのファイルを開く時は、ファイル名の上でダブルクリックして下さい。

Iの各ボタンで表示のページに切り替わります。

DとEは自治会員、全員の家の場所を表示出来る地図の設定が出来ます。
ただし、当方とは関係無いサービスですので仕様が変わったり無くなる事もあるかも知れません。
会員の地図を設定するには、まず、インターネットでhttp://batchgeo.com/jp/のページを表示して設定して下さい。
設定すると管理アドレスが表示されるので、それをEに入力して下さい。
また、出来た地図のURLも表示されるので、Dにそのアドレスを記入して下さい。

Kの下は表示を拡大、縮小する機能です。左から100%、縮小、拡大。

ツールバーと共通操作

各、ページの共通操作

上の画像は会員名簿の画面ですが、他の作業画面も共通なのでこの画面で説明します。

まず、覚えて頂きたい用語ですが、名簿の場合には一人の役職、住所や電話番号等のデータをまとめて1つのレコードと言います。
決算書の様に1ページで集計しているページは1ページで1レコードになります。
また、名前や住所等の記入する枠をフィールドと呼びます。

上の画面ではすでに名簿のレコードが入っていますが、ひとつずつ入力する場合は、青いボタンかDの新規レコードをクリックすると名簿の班の所にカーソルが点滅しますのでキーボードで氏名、住等を記入して下さい。
会員区分は会員によって会費が違う場合に区別して領収書等を印刷する場合に便利です。

会計や事業・行事でもすべて、新規レコードでレコードの登録から作業を開始します。
もしも、退会して削除したい場合は、その方の名前でも住所でもその列をクリックして選択した状態にしてEのレコード削除をクリックします。

いっぺんに全員のレコードを入力する事も出来ますので、後で説明します。

@はKの黒い縦線が選択しているレコードを移動するボタンです。上記の名簿の様に1ページに沢山のレコード(会員)が表示されている場合、上下に移動します。
決算書の様な1ページで1レコードの場合はページが変わります。

Aは選択しているレコード番号。

Bは表示されているレコード数。

Fは多くのレコードからひとつ、または複数のレコードに絞り込む為の検索ボタンです。
検索ボタンを押すと名前等が入っている部分が空白の状態になるので、検索したい条件の所にワードを入れると、 検索ボタンが検索実行ボタンになるのでクリックするとその検索条件に一致したレコードのみが表示されます。他の検索方法はこちらを御覧下さい。
すべて表示したい場合は、Cのすべて表示をクリックして下さい。
表示の順番を変える事をソートと言いますが、ソートする場合は、Gをクリックして条件を指定して下さい。
班順の場合はピンクの部分の黒い班順ボタンをクリックして下さい。

Hは表示されている全データをエクセル形式で保存する為のボタンです。
エクセル形式で保存しておけば、他のソフトで使う場合に便利で、このソフトでも会員の地図を設定する時に使えます。

Iはプリンターの設定です。

Jはの列は使用する事はありません。

Lでメニュー画面に切り替えます。

Mで全員か班別に印刷出来ます。

レコードのインポートの仕方

複数のレコードをいっぺんに入力したい場合の機能です。

緑のボタンをクリックするとファイルを開く画面が表示されるので対象のファイル(普通はエクセルで作った住所データ)を選択して下さい。
複数のワークシートがある場合は、その選択画面が表示されますので対象のシートを選択して下さい。

選択すると下記の画面が表示されます。

 

インポート元(住所のファイル)とインポート先のフィールドを合わせる作業をこの画面でします。

合っていないフィールドはCで上下して合わせます。

Bは右下の記号で説明の通りでクリックしながら合わせます。

インポート元のフィールドとインポート先のフィールドが一致したら右下のインポートボタンをクリックすると、このソフトにいっぺんにデータが入ります。
インポート元のファイルには一般的に一列目にフィールド名が入っていると思うので画面の下のフィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしないのチェックをしてからインポートして下さい。

もしも間違ってしまっても、ソフトの上のファイルや編集と表示されている部分のレコードから全レコード削除でやり直し出来ます。

会計

会計では現金と通帳の管理をします。

左記画面ではすでにデータが入っていますが、新規で使用場合は、何もデータが無いので青い記入ボタン@から入力します。
新規レコードをクリックすると日付の部分Aに移動しますので枠内でクリックするとカレンダーが表示されるので該当日をクリックして入力して下さい。

まず、最初に使う時だけは左記画面の最初のレコードには前年度の現金繰越金を入金フィールドに、通帳繰越金を通帳フィールドに入力して下さい。

このソフトでの入金、出金は手元現金です。

Bの科目は各自治会によって違うと思いますので今までの科目で記入した方が良いかと思います。
当方の自治会の場合、入金と出金が解る様に○と×を最初に附加しています。また、T、U等の番号は決算書等で順番に表示される様に附加しています。
一度記入した科目は次回の新規レコード記入からは選択出来るようになります。
科目は25項目まで設定出来ます。

通帳からの自動引き落としや現金をおろして運営費に当てることもあるので、通帳の入出金も管理出来ます。

現在の集計は画面下の部分で確認出来ます。EFGH
ただし、検索した場合は検索条件に沿った金額になりますので、現在の残高を表示する場合は@の左のすべてを表示をクリックして下さい。

Dの年度はこのソフトでは4月1日から3月31日を一年度の設定になっています。(決算年度)

Kの科目別ボタンで科目別の表示に切り替えます。

Lの決算ボタンで決算の表示に切り替えます。

Iで○○年度の出納帳の印刷が出来ます。
1→2→3の順で画面が印刷確認画面になりますのでそれで良ければ印刷ボタンをクリックして下さい。

その他の使い方としては、例えば2014年度の管理費の電気代だけ知りたい時には、画面上部の検索をクリックして、年度フィールドに「2014」科目に「×W管理費」内訳に「電気」と入力して検索実行をクリックするとその条件のレコードのみが表示されます。
検索後、ずべて表示に戻すには上部のすべてを表示をクリックします。

科目別

右側Gに使用方法を記載しています。

科目別出納帳では年度ごとの科目別で集計表示出来ます。

新規レコードから@の年度とAの科目を選択すればBの様に出納帳のデータを元にその科目の詳細が表示されます。
科目別出納帳を元に決算書を作成するので必ず年度、科目の数だけ新規レコードで作って下さい。

Cで出納帳に切り替えます。

Dで下記の決算書を表示出来ます。

Fで年度の科目別で集計したページを印刷出来ます。
年度を選択して、年度科目別集計ボタンをクリックして下さい。

決算書

決算書では年度ごとの科目の合計が表示出来、それを集計した結果が表示出来ます。

使用方法は左記画面でも確認出来ます。

決算書は科目別出納帳のレコードを元に集計するのでそちらのレコードが無いと表示出来ません が、年度途中でもそちらのレコードがあれば表示出来、出納帳の金額が変われば決算書の金額も自動で変わります。

決算書作成は新規レコードで@に年度を選択するとFに科目別の収支が自動表示されます。

ABには前年度の残高(繰越金)を記入して下さい。
このソフトを使用して2年目以降は前年の決算書の現金残高と通帳残高になります。

Cにはその他の預金を記入します。

Gで決算書の印刷確認画面に切り替わるので、よろしければ印刷ボタンで印刷出来ます。

Dで科目別表示に切り替えます。

Eで出納帳表示に切り替えます。

HIJは左記の画面通り提出用に記入します。

事業・行事

事業・行事は記録しておくと毎年、前年に何をしたか準備したかいくらかかったか等を確認出来ます。

入力はDの記入ボタンか新規レコードをクリックして、@の日付からその他の項目を記入します。

Cで日付順に表示出来ます。

Bはご自由にお使い下さい。

Aの下の三角をクリックするとその事業の詳細を表示します。(下記)

事業・行事明細は事業・行事で記入した詳細を表示します。
費用や資料の管理も出来ます。

左の画面

@にこの事業・行事で買った物を記入しておくと次回の参考になります。

Aは他のソフトで作った案内書や分担等のファイルがあるフォルダーをこのボタンから開くボタンです。
Bにそのフォルダーの場所を記入しますが、上の画面の場合、このソフトのあるフォルダー内に「自治会用ファイル」フォルダーがありその中に「事業・行事」フォルダーがありその中の「百万偏」と言うフォルダーを指定した例です。
フォルダー名の間に\を入れて下さい。

CとDはこの画面から事業・行事の関連のファイルを開く事が出来る機能です。
Cの三角ボタンをクリックして関連ファイルを指定したらDにその名称が入るので、開く時はD上でダブルクリックして下さい。

Eはその他の情報を記録しておくと便利です。

Gは一覧表示に切り替えボタンです。

Fはこの画面を印刷します。ボタンをクリックすると右の画面になります。

右の画面

@のボタンで印刷実行しますが、印刷設定で「現在のレコード」に設定しないと、他のレコードも印刷されてしまいますのでご注意ください。

自治会名簿
名簿は上記のツールバーと共通操作をご覧ください。
会費印刷

この画面では会費等の会員からの徴収の為に使う領収書や参加・不参加の確認票、汎用領収書の3種類の印刷出来ます。
A4サイズの用紙に複数枚印刷されますので、後で切り離して下さい。

印刷する会員分は現在、自治会会員名簿で表示されている方の分になります。なので、すべての会員が同じ会費ならば、自治会会員名簿ですべて表示しておいて下さい。
会員ごとに会費が違う場合は、自治会会員名簿で検索してその方々だけを表示してからこの画面にして金額を変えて下さい。(自治会会員名簿で会員区分で分けておくと便利です)

名前と班は自動で入るので白い枠の中に必要な情報を記入して下さい。

印刷確認ボタンで印刷確認画面に切り替わりますので、その内様で良ければ印刷ボタンで印刷します。

プリンターの設定画面で対象レコードにしないと全員分が印刷出来されないので注意して下さい。 用紙はA4サイズで設定しています。

個人予定表

個人予定表は何の予定を記入するかは御自由にお使い下さい。

記入は@の記入ボタンか新規レコードから入力して下さい。

日付は過ぎた予定はピンク色、今日は黄色、明日以降は水色で表示されます。

備品

備品

備品を管理する事が出来、非常食等の期限があるものも期限が過ぎると赤字で表示されます。

@で記入、Aは一度記入すると選択出来ます。

メンテナンス

正常にソフトを使用している場合、ソフトが壊れる事はありませんが、パソコン自体壊れる事がありますので、ファイルのバックアップをお勧めします。

バックアップはこのソフトを終了する時に保存する場所を問われるのですが、場所はこのソフトが入っているハードディスク以外の場所が適しています。例えば、USBメモリやSDカード、外部ハードディスク等。
修復する場合は保存したファイルの名前の(コピー)の部分を削除して、修復するファイルに上書き保存します。